Como aumentar a produtividade através da gestão do tempo?
Quantas vezes já desejou ter mais horas no seu dia para conseguir finalizar as suas tarefas? A gestão do tempo pode ser uma tarefa por vezes complicada, mas não é um bicho de sete cabeças e é, certamente, possível de ser otimizada, basta saber como.
Numa época onde os profissionais são cada vez mais sobrecarregados no trabalho, é importante saber exercer uma correta gestão do tempo. Todos temos no nosso dia 1440 minutos para elaborar o máximo de tarefas, pessoais ou profissionais, mas a forma como gerimos o nosso trabalho e as prioridades que definimos é fundamental para garantir que disfrutamos do nosso tempo de forma organizada, eficiente e produtiva.
O que é a gestão de tempo?
Por definição, este conceito corresponde à gestão de tarefas que tornam os esforços de cada pessoa mais eficazes, com a ideia central de fazer o melhor trabalho em menos tempo.
Ao contrário do que muitos pensam, gestão de tempo não é o cumprimento exato de um planeamento feito anteriormente, mas sim um processo de priorização e organização de tarefas que envolve planeamento e execução no sentido de obter o melhor aproveitamento do tempo investido nelas e maior produtividade.
Porque é importante gerir o tempo?
Peter Drucker, considerado o pai da gestão moderna, tem uma frase que descreve de forma muito breve a gestão de tempo: "O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerido, nada mais pode ser gerido”.
Pegando nesta frase, é fácil perceber que a gestão de tempo é o ponto de partida para conseguir organizar todo o trabalho e para que as diversas tarefas sejam efetivamente realizadas com a melhor eficiência e produtividade possíveis.
Ao adotar uma boa estratégia de gestão de tempo, quer na vida profissional como pessoal, é possível retirar as seguintes vantagens:
- Maior responsabilidade no cumprimento das tarefas (mais pontualidade e disciplina);
- Gestão de resultados efetivos;
- Mais confiança para enfrentar o dia de trabalho;
- Conquista de metas de forma mais rápida e com maior consistência;
- Aumento do nível de produtividade;
- Diminuição do stress e da ansiedade
Como fazer uma gestão de tempo mais eficiente?
De forma a tornar as suas tarefas mais eficientes e produtivas, é importante que procure seguir passos específicos, no decorrer do seu dia, que lhe permitirão capitalizar ao máximo o seu tempo.
Portanto, se pretende aumentar a produtividade, agilizar a gestão das tarefas, ter mais tempo para si e para novos desafios, deve seguir os seguintes passos:
Planeie o seu dia
Embora não deva ser algo fixo, é importante para a gestão de tempo que comece o seu dia ou a sua semana com o planeamento das suas tarefas e obrigações.
Faça uma lista com o que tem por fazer. Estime o tempo que irá gastar em cada atividade ou compromisso. Defina quais os recursos que irá necessitar. Estabeleça prioridades para cada um.
Defina metas e objetivos
De forma a comprometer-se com cada uma das tarefas, crie metas e objetivos de forma a saber o que tem de cumprir e quando.
Ao definir os seus objetivos, não se esqueça de considerar uma abordagem SMART:
S - Específicos (Specific): Devem ser ajustados à função, atividade ou compromisso.
M - Mensuráveis (Measurable): Deve medir e avaliar os resultados obtidos.
A - Alcançáveis (Attainable): Deve certificar-se que consegue cumprir os seus objetivos.
R - Realistas (Realistic) - Deve estabelecer objetivos realistas e adaptados à sua realidade.
T - Temporizáveis: (Time-bound): Deve definir um prazo e respeitá-lo.
R - Realistas (Realistic) - Deve estabelecer objetivos realistas e adaptados à sua realidade.
T - Temporizáveis: (Time-bound): Deve definir um prazo e respeitá-lo.
Aprenda a dizer "Não”
Embora haja sempre a tendência de ajudar o colega ou não recusar um pedido, a verdade é que é importante desenvolver a capacidade de dizer "não”.
Quando não conseguir concretizar um pedido, ou quando não tiver tempo para o fazer, dê prioridade ao que tem em mão e utilize "não” como resposta.
Seja Flexível
Ao longo do dia, semana, mês ou ano, as prioridades irão mudar constantemente e é importante que esteja preparado para se adaptar a estas alterações.
Como referimos em cima, nenhum planeamento deve ser fixo, uma vez que consoante a realidade do mercado e dos negócios, o caminho a seguir e as tarefas essenciais para essa progressão poderão mudar.
Atenção às reuniões!
Um dos pontos de maior ineficiência nas organizações são as reuniões. Marque as suas com atenção.
Uma reunião deve acontecer apenas quando é realmente necessário. Se conseguir, direcione a conversa para a resolução da ordem de trabalhos, procurando não desvirtuar ou perder tempo com assuntos acessórios.
Evite perder o foco
Cuidado com as distrações. Elas podem afetar gravemente a produtividade, a concretização de tarefas e, consequentemente, a gestão de tempo.
Barulhos. Conversas paralelas. Interrupções. Dispositivos móveis. Internet. Tudo poderá ser uma forma de perder o foco no que está a fazer. Deve abstrair-se ao máximo de tudo isto e procurar manter o foco.
Encontre a tecnologia certa!
Hoje em dia, a tecnologia da informação é uma ferramenta útil à gestão de tempo das empresas. Não perca tempo com atividades rotineiras e demasiado morosas. Adote um software de gestão que lhe oferece tempo e garante maior produtividade.
